第一章 总 则
第一条 为了加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令，以下简称27号令)、《河南省档案管理条例》以及高等学校档案工作规范等，结合学校实际，特制订本办法。
第二条 学校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。
第三条 学校档案实行集中统一管理的原则，以维护档案的完整、准确、系统和安全，便于有效地开发利用。
第四条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是学校各项管理工作的重要组成部分。要加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校整体发展规划，制订档案工作制度。各单位（部门）要把文件材料的形成、积累、整理、移交、归档工作纳入教学、科研及管理相关人员的职责范围和工作程序中，并定期进行考评。
第五条 各单位和全体师生员工都应遵照《档案法》承担保护和移交档案义务，有权抵制和检举违反档案法律、法规和规章的行为。
第二章 管理体制及职责
第六条 我校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。主要职责如下：
（一）贯彻执行国家档案管理的法律法规和方针政策，制定和批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与学校办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第七条 我校档案工作由档案馆统一管理，其基本职责是：
（一）认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订并贯彻落实学校关于档案工作的规章制度、工作规范和管理办法；
（三）建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，对各单位的档案工作进行定期布置、检查、总结、验收，并组织专、兼职档案人员的业务培训；
（四）负责学校各类档案及有关资料的征集、接收、整理、分类、鉴定、统计、保管与销毁等工作；
（五）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能，待条件成熟时申请创设爱国主义教育基地；
（九）开展档案学术研究和交流活动；
（十）完成领导交办的其他工作。
第八条 各单位要建立健全档案管理制度，确定一名负责人分管档案工作、一名专职或兼职档案员具体负责本单位的档案工作，按时移交档案，做到立卷规范，归档材料齐全、完整。
第九条 校产办、校医院、附属医院、附属中学、附属小学、幼儿园等单位应设立档案室，确定一名单位负责人分管档案工作，并配备专职或兼职档案人员，在校档案馆统一管理下，负责本单位档案的收集、整理、管理和利用工作。
第三章 档案的收集与归档
第十条 学校各单位对集体或个人在学校教学、科研、党政管理等活动中形成的各类有保存价值的档案材料，必须按照规定整理、立卷，并及时向档案馆(室)移交集中管理，任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。
第十一条 应当将纸质档案材料、电子及照（胶）片、录像（录音）带等档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党政管理类。学校党群、行政系统各部门在工作活动中形成的各种会议文件、会议记录及纪要；工作计划、规划、总结；规章制度；请示、报告、批复；图表、声像和上级机关与本校有关的来文等材料。
（二）教学类。学校在教学管理、教学实践、教学研究等各个环节中形成的不同载体的材料。主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等材料。其收集与整理按《关于印发〈河南大学各类档案归档范围和保管期限表〉的通知》（校行字〔1995〕70号，以下简称《期限表》）有关规定执行。
（三）科研类。学校在科研工作中，从科研立项开始直至成果推广应用的全过程中形成的文字、图表、数据、照片、声像等材料。其收集与整理，按《期限表》有关规定执行。
（四）基本建设类。学校在新建、改建、扩建、维修等工程项目中形成的具有凭证、参考价值的材料。其收集与整理按《期限表》有关规定执行。
（五）仪器设备类。作为学校固定资产的各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的材料等。
（六）产品生产类。学校在产学研过程中形成的材料、样品或样品照片、录像等，在生产过程中形成的文件材料、样品的照片、录像等。
（七）外事类。学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。
（八）出版物类。学校编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书、出版发行纪录及业务活动中产生的材料。
（九）财会类。学校会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等在会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期参考价值和凭证作用的材料。其收集与整理按《期限表》有关规定执行。
（十）声像类。以感光和磁性为载体，以影像和声音为主要反映方式，并辅有文字说明的能反映学校各方面职能活动的重大事件以及学校面貌的影片、录像、照片、录音、磁带(盘)等声像材料。
（十一）人事档案类。教职工人事档案和学生人事档案。具体归档范围按照《河南大学教职工人事档案材料收集归档细则》和《河南大学学生档案管理细则》执行。
（十二）人物类。主要包括历任校领导、院士、资深教授及在教学、科研、管理等各项活动中对学校发展有重要影响的个人等人物情况的材料。对于个人在非职务活动中形成的重要材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。具体归档范围按照《河南大学人物档案管理细则》执行。
（十三）实物类。主要包括在教学、科研、管理等各项活动中产生的具有保存价值的物品。具体归档范围按照《河南大学实物档案管理细则》执行。
第十二条 归档要求：
（一）实行档案材料形成单位、课题组立卷归档制度。各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质材料和电子文件材料的自然形成规律，对材料系统整理组卷，编制页号或件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案馆移交。
（二）归档的文件材料应是原件，且齐全完整，归档的案卷质量应符合规定的质量标准。
（三）归档的文件材料应格式统一、质地优良、书绘工整、声像清晰、符合有关规范和标准的要求，禁止使用字迹不牢固的铅笔、圆珠笔和质地次劣的纸张、胶片。
（四）电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。
（五）校档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
（六）凡由几个单位合作完成的工作或科研项目，由课题主管单位负责整套档案的立卷归档，协作单位保存自己所承担任务中形成的文件材料，并将有关的复制件送交主管单位保存。
第十三条 归档时间：
（一）党政管理部门和按年度归档的部门，在次年6月底以前归档。
（二）各教学部门和按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档。
（三）科研类档案应在项目完成后2个月内归档，基建类档案应在项目完成后3个月内归档。
（四）仪器设备类在开箱验收后归档。
（五）产品类档案应在试制定型后归档。
（六）当年产生的会计材料，财会部门应于次年6月底前整理组卷。本部门保留3年，期满后的次年6月底前向档案馆移交。
（七）声像类综合性管理材料、照片归档时间为次年6月底前，声像载体材料在完成制作后3个月内归档。
第四章 档案的管理
第十四条 档案馆要建设专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或新建。
第十五条 档案馆要建立健全档案接收、征集、保管、统计、鉴定、利用、销毁等管理制度。接收档案时，要依据移交清单仔细核对，按照规定的分类、编号方案进行统一分类、登记、编目、排列。
第十六条 档案库房要有防盗、防火、防潮、防高温、防强光、防鼠、防虫、防尘、防污染等措施，确保档案的安全。凡属国家秘密的档案按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定设立专门库房，并进行重点管理。
第十七条 学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。
第十八条 加强档案业务建设，逐步实现档案标准化、信息化和现代化管理。
第十九条 明确岗位职责，强化责任意识，经常检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第二十条 执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第五章 档案的公布与利用
第二十一条 校档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何组织或个人无权公布学校档案。凡涉及国家秘密的、专利或技术秘密的、涉及个人隐私的、档案形成单位规定限制利用的不对外公布。
第二十二条 校档案馆要编制各种检索工具和参考资料，并积极开展档案编研和档案利用工作。
第二十三条 利用档案必须遵循如下规定：
（一）学校各部门(单位)查阅本部门(单位)归档的档案，经办人可直接到档案馆查阅，查阅非本部门的档案须经归档部门同意。
（二）学校工作人员查阅利用档案时，必须凭介绍信、工作证、身份证等合法证明，说明查阅目的，办理查阅登记。馆藏档案原则上不外借，如必须借出时，须经主管领导批准，并及时归还。
（三）外单位查阅、利用档案，应持单位介绍信、工作证、身份证，经档案馆负责人批准后，在阅览室查阅。
（四）凡查阅、摘抄、复制重要、珍贵的档案，须经主管校领导批准，并填写《利用档案登记表》；涉及专利或成果转让的档案，按专利法和成果转让的有关规定办理。需要利用的档案涉及重大问题或国家秘密，须经学校保密工作部门批准。
（五）利用者须对档案的安全、完整负责，违反查阅规定的要追究其责任。
（六）校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。校档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，校档案馆应当无偿和优先提供。
（七）档案馆应当采取多种形式 (如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。条件许可时在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
第六章 档案的鉴定和销毁
第二十四条 档案的鉴定工作应在分管档案工作的校领导领导下，由校档案馆和有关单位共同组成鉴定小组，全面审查、鉴定档案的保管期限和密级，对超过保管期限，失去利用价值的档案提出销毁意见，写出报告，登记造册，经主管校领导批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第七章 档案工作人员
第二十五条 档案工作人员实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员按照国家有关规定予以补助。
第二十六条 专、兼职档案工作人员职责：
（一）热爱档案事业，遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，钻研档案业务理论知识，不断提高档案管理水平。
（二）做好本职工作，制订和实施所管辖类别档案的归档细则。专职档案人员要认真做好档案的接收、征集、编写案卷目录、分类、排列、归档、管理和统计工作。各单位兼职档案工作人员应做好档案材料的收集、整理、立卷工作，填写好卷内目录和移交清单后，向校档案馆移交。
（三）编制档案检索工具，参考资料，要积极主动参与档案的编研工作，认真做好档案的提供利用和咨询服务工作。
（四）遵守国家的保密规定，保证档案的安全，做好库房管理和设施的维护及使用。
第八章 奖励与处罚
第二十七条 我校各单位或个人有下列事迹之一的，学校给予表彰与奖励：
（一）收集、征集、整理、保护、利用工作成绩显著的；
（二）将重要或珍贵档案资料捐赠给学校的；
（三）按规定整理、立卷(材料齐全、完整、准确)，准时向校档案馆移交本单位档案的；
（四）抢救档案有功，使学校档案免遭损失的；
（五）同违犯档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。
第二十八条 有下列行为之一的，学校将对主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档、拒绝归档或将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第九章 附 则
第二十九条 本办法由档案馆负责解释。
第三十条 本办法自发布之日起施行。《河南大学档案管理办法》（校行字〔1995〕150号）同时废止。
