为加强河南大学档案馆档案征集接收工作，确保档案及时移交，有序进馆，同时丰富馆藏资源，充分发挥档案在教学、科研和管理工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《河南省档案管理条例》、《档案征集工作规范》（DA/T 96—2023，以下简称《规范》）等相关法律法规，结合本校档案工作实际，制定本计划。
一、总体目标
河南大学档案馆的档案征集接收工作计划旨在通过全面征集接收学校各部门、各学院在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的档案，为学校的文化传承、学术研究、教育教学、社会服务和校史教育等提供坚实的基础。
二、征集接收范围
（一）党政管理类。学校党群、行政系统各部门在工作活动中形成的各种会议文件、会议记录及纪要；工作计划、规划、总结；规章制度；请示、报告、批复；图表、声像和上级机关与本校有关的来文等材料。
（二）教学类。学校在教学管理、教学实践、教学研究等各个环节中形成的不同载体的材料。主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等材料。其收集与整理按《河南大学各类档案归档范围和保管期限表》（以下简称《期限表》）有关规定执行。
（三）科研类。学校在科研工作中，从科研立项开始直至成果推广应用的全过程中形成的文字、图表、数据、照片、声像等材料。其收集与整理，按《期限表》有关规定执行。
（四）基本建设类。学校在新建、改建、扩建、维修等工程项目中形成的具有凭证、参考价值的材料。其收集与整理按《期限表》有关规定执行。
（五）仪器设备类。作为学校固定资产的各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的材料等。
（六）产品生产类。学校在产学研过程中形成的材料、样品或样品照片、录像等，在生产过程中形成的文件材料、样品的照片、录像等。
（七）外事类。学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。
（八）出版物类。学校编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书、出版发行纪录及业务活动中产生的材料。
（九）财会类。学校会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等在会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期参考价值和凭证作用的材料。其收集与整理按《期限表》有关规定执行。
（十）声像类。以感光和磁性为载体，以影像和声音为主要反映方式，并辅有文字说明的能反映学校各方面职能活动的重大事件以及学校面貌的影片、录像、照片、录音、磁带(盘)等声像材料。
三、归档要求
（一）本科(含函授生本、专科)毕业生学籍档案接收
1.接收对象：河南大学本科各培养单位的毕业生。
2.立卷要求：（1）一个专业为一卷，流水号用铅笔写在页码右下角，每个学生三页，即学生学籍表、成绩档案表、学位授予证明。若有学生没有授予学位或有其他问题，则排在本专业顺序后面，并在备注内注明原因，每个专业要有一个卷内目录（索引表）。（2）如果学院有第二专业，需按专业把第二专业学生的学籍立为一卷。（3）当年不论是6月、7月、9月毕业的，一律统一立入当年本专业的毕业生卷。（4）各种原因延期毕业的，把该生的学籍档案立在毕业的那一年里。（5）个别学生没有拿到学位，其资料就两页或者个别学生成绩是两页，资料一共4页，这些情况就是把页面右下角编写的页码顺延，在目录中的页码写清即可。
（二）研究生毕业生学籍档案接收
1.接收对象：河南大学各培养单位的毕业研究生。
2.立卷要求：（1）研究生档案袋右上角需标注档号。（2）接收资料含毕业研究生登记表、学位论文开题报告、研究生学位申请表、毕业论文各一份（按顺序标注档号，如毕业生档号为2023-JX16-0268，在毕业研究生登记表右上角铅笔标注0268-1,学位论文开题报告右上角铅笔标注0268-2，研究生学位申请表右上角铅笔标注0268-3。
（三）文书档案接收
1.接收对象：河南大学各单位。
2.立卷要求：（1）归档的文件材料，应该遵循其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，以件为单位进行整理，使其既能正确反映本单位主要工作职能，又便于查找利用。
四、征集接收方式和要求
（一）主动征集，档案馆工作人员主动与学校各部门、各单位联系，了解档案形成情况，提出征集意见，档案征集工作应当公开进行，同时由至少两名以上工作人员共同征集。
（二）网络征集，通过学校官方网站、档案馆官网、微信群等渠道，发布征集公告，扩大征集工作的覆盖面和影响力。
（三）接收要求：接收档案时，交接双方当面检查审核，档案馆根据有关标准进行验收，确保档案的真实性、完整性和准确性，不符合要求者，说明问题并要求补充或更正。
（四）办理手续，移交时填写移交目录、档案移交单，一式两份，双方各执一份备查。
五、征集接收时间
（一）文书类档案：第二学期始进行征集，5月底前接收归档完毕。
（二）本科学籍类档案：6月中旬开始征集，9月底接收归档完毕（无补考情况），12月底接收归档完毕（有补考情况）。
（三）研究生学籍类档案：6月中旬开始征集，寒假之前接收归档完毕。
（四）其他类档案：学校各类重要会议活动结束之后1个月内征集归档。
六、联系方式
征集的相关档案资料可直接移交档案馆征集指导室，电子材料可直接发送至zjzd@henu.edu.cn
联系人：樊老师、王老师
联系电话：22860321
通讯地址：河南大学明伦校区新行政楼410室
